Bienvenue sur notre nouveau Centre de support ! Vous y trouverez toutes les réponses à vos questions sur les produits et fonctionnalités de Procore, encore plus facilement qu'avant. Ce site est désormais l'unique site de support de Procore. L'ancien site (fr.support.procore.com) est désormais obsolète et ne sera plus mis à jour.
Mettre à jour les informations générales
Mettez à jour le contrat avec des informations plus générales :
StatutProcore
attribue automatiquement aux contrats le statut Par défaut . Pour sélectionner un autre statut, choisissez l’une des étiquettes de statut dans la liste déroulante. Les options comprennent
Pour créer des ordres de service et des factures, le statut de votre contrat doit être défini sur Approuvé ou Terminé.
Exécuté
Cochez cette case si le contrat a été entièrement exécuté. Un contrat entièrement exécuté est un accord juridiquement efficace qui a été signé par les représentants autorisés de chaque partie.
Par défaut Retenue de garantie Saisissez
un nombre qui représentera le pourcentage qui sera retenu comme retenue de garantie sur les postes de la ventilation des coûts du contrat. Par exemple, si vous prévoyez de retenir dix (10) pour cent de la valeur du poste, saisissez 10 %.
Description
Saisissez une description plus détaillée du contrat général. Vous pouvez appliquer les options de la barre d’outils de mise en forme à votre texte.
Mettre à jour l’accès au contrat
L’utilisation du paramètre de confidentialité n’autorise l’accès qu’aux administrateurs de projet et à certains utilisateurs non-admin. Pour modifier les autorisations d’accès au contrat, procédez comme suit :
Cochez ou décochez la case Privé (e). Procore active ce paramètre par défaut.
Sélectionnez un employé de l’entreprise sous-traitante dans la liste déroulante Contact de facturation.
Mettre à jour les dates du contrat
Pour mettre à jour le contrat avec les dates importantes, procédez comme suit :
L’administrateur Procore de votre entreprise gère les dates qui apparaissent dans la section « Dates du contrat » en utilisant la fonction de champs configurables. Pour plus de détails, voir Quels champs de l’outil Engagements peuvent être configurés comme obligatoires, facultatifs ou masqués ?
Date de début
Sélectionnez la date officielle de début du projet de construction.
Achèvement estimé
Sélectionnez la date d’achèvement estimée du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
Achèvement effectif
Sélectionnez la date d’achèvement réelle du projet de construction.
Contrat signé reçu
Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Le contrat signé reçu représente la date à laquelle le contrat exécuté a été reçu.
Ajouter le périmètre des travaux
Les inclusions et exclusions du contrat varient d’un projet à l’autre. Cependant, l’intention est de définir exactement ce qui est inclus et NON inclus dans le prix et la périmètre des travaux du contrat. Pour mettre à jour la carte Inclusions et exclusions du contrat, procédez comme suit :
Inclusions
Ajoutez les inclusions du contrat dans cette case. Vous pouvez appliquer les options de la barre d’outils de mise en forme à votre texte.
Exclusions
Ajoutez les exclusions du contrat dans cette case. Vous pouvez appliquer les options de la barre d’outils de mise en forme à votre texte.
Définir la méthode comptable
La première étape lors de la mise à jour d’une ventilation des coûts consiste à définir la méthode comptable du contrat. La méthode que vous choisissez s’applique également à tous les ordres de service et/ou factures pour ce contrat. La méthode comptable ne peut être modifiée qu’AVANT d’ajouter des postes à une ventilation des coûts. Procore ne vous permet PAS de modifier la méthode comptable d’un contrat après l’ajout de postes.
Quelle est la différence entre le contrat basé sur le montant et le contrat basé sur les unités/quantités ? Pour plus de détails, voir Comment définir la méthode comptable d’un contrat ou d’un financement ?
Pour définir la méthode comptable sur Unité/Quantité, cliquez sur le bouton Passer à l’unité/quantité .
Pour redéfinir la méthode comptable sur Basé sur le montant, cliquez sur le bouton Passer à Basé sur le montant.
Mettre à jour la ventilation des coûts
Il existe deux (2) méthodes pour mettre à jour la VDC du contrat de sous-traitance :
Ajouter des postes à la ventilation des coûts
Importer des postes dans la ventilation des coûts à partir d’un fichier CSV
Ajouter des postes à la ventilation des coûts
Par défaut, vous pouvez saisir des postes dans la VDC des coûts du contrat de sous-traitance à tout moment, tant que le statut n’est pas Approuvé .
Si votre équipe de projet a activé le paramètre de configuration « Activer le planning des coûts toujours modifiable » dans cet outil, les utilisateurs disposant de l’autorisation utilisateur requise pour modifier les contrats de sous-traitance peuvent ajouter des postes au planning des coûts lorsqu’un contrat est dans n’importe quel statut. Pour obtenir des informations spécifiques sur ce paramètre, voir Qu’est-ce que le paramètre « Activer le planning des coûts toujours modifiable » ?
Pour ajouter manuellement des postes à la ventilation des coûts :
Choisissez parmi ces options :
Si la VDC est vide, cliquez sur Ajouter une ligne sous Vous n’avez pas encore de postes.
OU
Si vous avez des postes existants, cliquez sur Ajouter une ligne.
Procore crée de nouveaux postes en commençant par le chiffre 1. Les lignes suivantes sont créées dans l’ordre numérique.
Attribuez un code budgétaire pour le nouveau poste. Vous avez les options suivantes :
Pour assigner un code budgétaire existant au poste, commencez à saisir un code dans la zone de recherche et sélectionnez le code correspondant dans la liste.
OU
Pour créer un nouveau code budgétaire pour le poste, cliquez sur le bouton Créer un code budgétaire . Ensuite, sélectionnez les éléments de segment appropriés dans la ou les listes déroulantes pour répondre aux exigences de modèle de code budgétaire de votre projet. Cliquez ensuite sur Créer.
En fonction de la méthode comptable que vous utilisez, choisissez les étapes appropriées pour ajouter un poste :
Pour un contrat basé sur le montant :
Une ventilation des coûts basée sur le montant nécessite la saisie des données suivantes :
Code budgétaire
Sélectionnez un code budgétaire ou cliquez sur Créer un code budgétaire.
Description
Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
Montant
Saisissez le montant total du poste.
Facturé à ce jour
Plus tard, lorsque vous créerez des factures, cette colonne affichera automatiquement le montant qui a déjà été facturé à ce jour.
Montant restant
Plus tard, lorsque vous créerez des factures, cette colonne affichera automatiquement le montant qui n’a PAS encore été facturé à ce jour.
Pour un contrat basé sur une unité/quantité :
Une ventilation des coûts basée sur l’unité/la quantité nécessite la saisie de données suivante :
Code budgétaire
Sélectionnez un code budgétaire ou cliquez sur Créer un code budgétaire.
Description
Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
Qté
Entrez le nombre d’unités.
Unité de mesure
Sélectionnez l’unité de mesure (UOM) dans la liste.
Coût unitaire
Entrez le coût unitaire dans cette case. Vous remarquerez que la valeur de cette colonne contient quatre (4) décimales (par exemple, 0,0000 $) pour vous permettre d’entrer la valeur spécifique requise pour calculer une tarification précise.
Si vous achetez 50 000 unités pour 1 006 625,00 $, Vous devez saisir un prix unitaire de 20,1325 $.
Montant
Le système calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire .
Facturé à ce jour
Plus tard, lorsque vous créerez des factures, cette colonne affichera automatiquement le montant qui a déjà été facturé à ce jour.
Montant restant
Plus tard, lorsque vous créerez des factures, cette colonne affichera automatiquement le montant qui n’a PAS encore été facturé à ce jour.
Optionnel: Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter autant de postes que nécessaire.
Cliquez sur Enregistrer.
Procore enregistre les postes sur la VDC du contrat.
Importer des postes dans la ventilation des coûts à partir d’un fichier CSV
Dans la fiche Planning des coûts, cliquez sur le bouton Importer la VDC à partir d’un fichier CSV.
Cliquez sur le bouton Télécharger le modèle CSV et choisissez l’une de ces options :
Modèle vierge. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle vierge.
Modèle avec des postes existants. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle qui inclut toutes les données de poste existantes du budget de votre projet.
Ouvrez le modèle que vous avez téléchargé sur votre ordinateur.
Saisissez les données que vous souhaitez charger directement dans le modèle.
Ne PAS modifier ou réorganiser les en-têtes de colonne dans le fichier modèle.
Après avoir entré vos poste données, assurez-vous d’enregistrer vos mises à jour de fichiers au format de fichier Valeurs séparées par des virgules.
Revenez à Procore. Ensuite, dans la section Fichier CSV , choisissez l’une de ces options :
Choisissez l’une de ces options :
Ajoutez des postes supplémentaires. Choisissez cette option si vous souhaitez créer de nouveaux postes en utilisant les données de votre modèle.
Remplacer les postes existants. Choisissez cette option si vous souhaitez effacer tous les postes existants du contrat de sous-traitance et les remplacer par les données de votre modèle.
Si le paramètre de configuration « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » est activé dans l’outil Engagements du projet, l’option « Remplacer les postes existants » est grisée et indisponible une fois qu’une facture est créée et que les postes sont facturés. En savoir plus, voir Qu’est-ce que le paramètre « Activer le Planning toujours modifiable des valeurs » ?
Cliquez sur Importer.
Joindre des fichiers
Pour ajouter des pièces jointes au contrat :
Sur la fiche Pièces jointes , cliquez sur Modifier.
Cliquez sur Joindre des fichiers.
Dans la boîte de dialogue Joindre des fichiers , mettez en surbrillance l’emplacement de stockage des fichiers à charger. Les options sont les suivantes :
Mon ordinateur. Cliquez sur Charger des fichiers pour ouvrir le finder de votre ordinateur. Sélectionnez les fichiers à charger et cliquez sur Ouvrir.
Des photos. Si l’outil Photos est actif sur le projet, choisissez le lieu dans la liste Sélectionner un album, puis recherchez le(s) fichier(s) à charger.
Dessins. Si l’outil Plans est actif sur le projet, choisissez la zone dans la liste Sélectionner une zone, puis recherchez le(s) fichier(s) à charger.
Formulaires. Si l’outil Formulaires est actif sur le projet, choisissez le modèle dans la liste Sélectionner un modèle, puis recherchez le(s) fichier(s) à charger.
Des documents. Si l’outil Documents est actif sur le projet, accédez au dossier stockant le(s) fichier(s) à charger, puis mettez-les en surbrillance.
Cliquez sur Joindre.
Un indicateur de progression vous indique le statut du chargement.
Cliquez sur l’icône Fermer (X) dans la boîte de dialogue Joindre des fichiers.
Enregistrer le contrat
Si le # de contrat de l’engagement que vous créez a déjà été utilisé sur un projet au sein de votre entreprise, une fenêtre de confirmation apparaîtra pour vous demander comment vous souhaitez procéder. Si vous choisissez d’ignorer ce message, cliquez sur Enregistrer et le contrat sera créé. De plus, si vous ne souhaitez pas recevoir ce message lors de la création d’engagements futurs, vous pouvez cocher à nouveau la case à côté du texte Don’at as.
Pour enregistrer le contrat, cliquez sur l’un des boutons suivants :
Créer. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer le nouveau contrat et revenir à l’onglet Général en mode visualisation.
Complet avec DocuSign®. Cliquez sur ce bouton pour lancer l’intégration Procore + DocuSign® et préparer l’enveloppe pour la signature.
Annuler.
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