Créer un modèle de flux de travail linéaire (bêta)

Contexte

Les modèles de flux de travail linéaire sont un nouveau type de conception de modèle pour la création de processus d’approbation séquentielle et de transfert. Créez des modèles de flux de travail sous la forme d’une liste simple et ordonnée d’étapes à l’aide d’une expérience de création basée sur des tableaux. À partir de là, configurez les personnes assignées et les options de réponse pour chaque étape. Les flux de travail linéaires sont conçus pour des processus simples et séquentiels, plus rapides à mettre en place et plus faciles à suivre qu’un diagramme à embranchements. Il confondait la création de modèles (définition d’étapes dans un tableau) et la configuration (personnes assignées, options de réponse). Les formats linéaire et diagramme utilisent le même moteur de flux de travail sous-jacent, ce qui vous permet de choisir l’expérience de conception qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :

    • Pour afficher, créer ou modifier un modèle de flux de travail :

      • Autorisations de niveau Admin dans l’outil Entreprise Flux de travail.
        OU

      • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Entreprise Flux de travail avec les options « Afficher Flux de travail modèles » et « Créer et modifier des modèles Flux de travail » Autorisations granulaires activées sur votre modèle d’autorisation.

  • Sélection du format de flux de travail : lors de la création d’un modèle de flux de travail, vous devez choisir le format de création Linéaire ou Diagramme. Cette sélection est permanente et ne peut pas être modifiée après la création du modèle de flux de travail. 

  • Exigences du produit: votre organisation doit disposer d’un lot de produits de flux de travail à jour.

Note

Les flux de travail au niveau élément seront disponibles en octobre. Dans un premier temps, cette fonctionnalité ne sera disponible que pour les observations.

Escalier

Ajouter un modèle de flux de travail

  1. Accédez à l’outil Flux de travail au niveau Entreprise .

  2. Cliquez sur Créer. La boîte de dialogue « Ajouter un flux de travail » s’ouvre.

  3. Saisissez un nom pour le flux de travail.

  4. Sélectionnez l’outil pour le flux de travail dans le menu Outil.

  5. Sélectionnez le format Linéaire pour le flux de travail. 

  6. Cliquez sur Créer. Cela ouvre l’écran de création de modèles de flux de travail linéaire, qui affiche une quadrillage de générateur d’étapes basée sur des tableaux.

Créer le modèle de flux de travail linéaire Étapes

  1. Sur l’écran de création de modèles de flux de travail, saisissez les informations suivantes : 

    • Nom de l’étape : Saisissez un nom pour l’action ou l’étape spécifique.

    • Élément Statut : sélectionnez le statut appliqué au élément au cours de cette étape.

    • Personne assignée(s) : sélectionnez les utilisateurs, les rôles du projet ou les rôles personnalisés responsables de cette étape.

    • Jours pour terminer : Spécifiez le nombre de jours ouvrables autorisés.

  2. Facultatif : Utilisez les icônes de tableau en ligne à la fin de chaque ligne pour effectuer les actions suivantes : 

    • Supprimer : Ceci supprime l’étape sélectionnée du flux de travail.

    • Configurer : Cela ouvre le panneau Configuration du problème d’adresse, ce qui vous permet de gérer les personnes assignées, les exigences de réponse et la logique de réponse. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour revenir au tableau principal du générateur.

    • Notifications : Cela permet de gérer les destinataires des notifications d’étapes.

  3. Cliquez sur +Ajouter une étape en bas du tableau pour ajouter une nouvelle ligne d’étape dans la séquence linéaire.

  4. Facultatif : Cliquez sur + Ajouter une étape avancée pour ajouter des paramètres de routage conditionnels complexes à la séquence.

  5. Cliquez sur +Ajouter une étape de fin après avoir créé votre séquence de routage complète. 

  6. Choisissez l’une des options d’enregistrement suivantes : 

    • Cliquez sur Enregistrer comme Ébauche pour continuer à travailler sur le modèle plus tard.

    • Cliquez sur Enregistrer et publier pour finaliser le modèle

  7. Le flux de travail nouvellement créé sera visible sur le modèle niveau Entreprise flux de travail.

Configuration des modèles Niveau entreprise Flux de travail

  1. Accédez à la page de configuration des outils de l’outil que vous avez ouvert.

  2. Sous Modèles d’entreprise, sélectionnez le bouton Configurer pour le flux de travail linéaire. L’écran Modèle de flux de travail s’ouvre.

  3. Sélectionnez le gestionnaire de flux de travail et le groupe de distribution dans la liste déroulante disponible.

  4. Facultatif : Définissez le groupede distribution.

  5. Ajouter ou supprimer la ou les personnes assignées

  6. Mettez à jour les jours pour terminer.

  7. Cliquez sur le bouton Soumettre. Les modifications seront visibles dans le flux de travail.

Remarque : La création d’un flux de travail linéaire ne modifie pas la façon dont le flux de travail apparaît dans la fenêtre latérale de l’outil. 

Mises à jour de la gestion des personnes assignées du flux de travail

Ajouter ou supprimer une personne assignée individuelle sur une étape

Cliquez ici pour voir les étapes.

Vous pouvez affecter un utilisateur individuel directement à une étape du flux de travail sans avoir besoin de créer ou de modifier un groupe de rôles formel.

  1. Accédez à la section Tableau de configuration des flux de travail de l’outil.

  2. Recherchez la ligne d’étape spécifique que vous souhaitez modifier.

  3. Cliquez dans la zone de texte Personnes assignées de cette étape pour ouvrir un menu consultable.

  4. Saisissez ou sélectionnez le nom de la personne que vous souhaitez affecter dans le menu déroulant consultable.

  5. Facultatif : Pour supprimer une personne assignée de l’étape, cliquez sur l’icône X en regard de son nom dans le chantier de la zone de texte.

  6. Cliquez sur Enregistrer.

Ignorer temporairement un membre du groupe sur une étape du flux de travail

Cliquez ici pour voir les étapes.

Vous pouvez ignorer temporairement une personne spécifique qui fait partie d’un groupe de rôles assigné pour une étape de flux de travail sans la supprimer du groupe sous-jacent. La personne reste membre du groupe, et si une nouvelle personne rejoint ce rôle ultérieurement, la personne ignorée est automatiquement rajoutée à l’étape du flux de travail.

  1. Accédez à la section Tableau de configuration des flux de travail de l’outil.

  2. Recherchez l’étape contenant le groupe ou l’affectation de rôle.

  3. Cliquez dans le chantier de la zone de texte Personnes assignées . La liste déroulante Sélection des membres en ligne s’ouvre.

  4. Décochez la case à cocher à côté de l’utilisateur spécifique que vous souhaitez ignorer pour cette étape.

  5. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer définitivement un membre d’un groupe de rôles personnalisé

Cliquez ici pour voir les étapes.

Si vous gérez des rôles personnalisés dans les paramètres avancés d’un modèle de flux de travail, vous pouvez supprimer entièrement un utilisateur du rôle.

  1. Cliquez sur l’icône Configurer (engrenage) à côté de la ligne de l’étape du flux de travail. La fenêtre latérale des paramètres avancés de Configuration du problème d’adresse s’ouvre.

  2. Dans la section Exigences de réponse, recherchez le groupe de rôles personnalisé.

  3. Cliquez sur l’icône Corbeille à côté de l’utilisateur que vous souhaitez supprimer définitivement.

  4. Cliquez sur Enregistrer les modifications en bas du panneau. La fenêtre latérale se ferme, vous ramenant à la table principale.

Voir aussi

Chargement des articles connexes...