Créer et gérer des lots dans l’outil Gestion documentaire

Une nouvelle fonctionnalité lots est désormais disponible pour l’outil Gestion documentaire, permettant aux équipes de projet de regrouper, de suivre et de réviser séquentiellement les documents associés et les espaces réservés dans un espace de travail dédié. En savoir plus sur cette version bêta ouverte et sur la façon dont votre point de contact Procore peut aider votre équipe à l’activer.

Les équipes de projet doivent souvent gérer des groupes de fichiers liés pour les jalons, les documents de l'appel d'offres ou les cycles de révision. Au lieu de s’appuyer sur des balises de métadonnées rigides ou des vues sauvegardées jetables, la gestion documentaire vous permet de créer des lots dédiés. Les lots agissent comme des conteneurs centraux avec leurs propres métadonnées, Ownership détails et temps réel indicateurs de progression (y compris l’exécution des espaces réservés et les goulots d’étranglement flux de travail). Le regroupement des documents dans des lots fournit un contexte clair des jalons et permet des révisions séquentielles de plusieurs documents tout en conservant les autorisations de documents individuels et les flux de travail de révision natifs.

• Autorisations requises :

  • Créer des lots : Obligatoire pour créer de nouveaux lots.

  • Voir les lots : Obligatoire pour afficher l’onglet Lots et les pages de détails des lots.

  • Ajouter des éléments aux lots : Obligatoire pour ajouter ou supprimer des documents/espaces réservés.

  • Modifier les lots : Obligatoire pour modifier les métadonnées du résumé du lot.

  • Supprimer des lots : Obligatoire pour déplacer les lots vers la corbeille.

• Gouvernance des documents : L’ajout d’éléments à un lot ne modifie PAS les métadonnées, les autorisations ou les flux de travail sous-jacents du document. Les utilisateurs qui n’ont pas accès à des documents spécifiques dans un Lot verront les statistiques de cumul reflétées uniquement pour les documents qu’ils ont autorisation consulter.

• Suppression de la corbeille et du lot

  • Suppression réversible du lot : le déplacement d’un lot vers la corbeille supprime uniquement le shell du conteneur du lot. Les documents sous-jacents et les espaces réservés contenus dans le lot ne sont pas supprimés et restent actifs et inchangés dans l’onglet Documents du projet.

  • Restrictions relatives aux lots recyclés : dans cette version, les utilisateurs ne peuvent pas afficher les lots recyclés dans l’onglet Corbeille, ni restaurer ou purger définitivement les lots supprimés de manière réversible.

Voir comment configurer les paramètres de l’outil Gestion documentaire.

Créer un lot

1. Accédez à l’outil Gestion de documents du projet.

2. Cliquez sur Ajouter > Créer Lot.

3. Dans la fenêtre modale de création, saisissez les détails du lot :

   • Nom (obligatoire): saisissez un titre unique pour le lot.

   • Gestionnaire de lot (obligatoire): sélectionnez l’utilisateur responsable de la gestion du lot.

   • Discipline: choisissez parmi les disciplines de projet existantes (champ partagé utilisé à la fois dans les documents individuels et dans les lots).

   • Type de lot: sélectionnez un type de lot.

     Remarque : Configuré au niveau Entreprise dans les ensembles de champs de Gestion documentaire. EX - Externe et IN - Interne sont ajoutés par défaut à tous les projets, mais les administrateurs Procore peuvent les supprimer ou ajouter des paires code/valeur personnalisées.

   • Auteur: sélectionnez l’organisation/l’utilisateur d’origine (champ partagé utilisé à la fois dans les documents individuels et dans les lots).

   • Description: saisissez un texte en format libre décrivant l’objectif ou le contexte du lot.

   • Date d’échéance: sélectionnez une date cible d’achèvement ou de révision pour le lot.

   • Lot Statut: Sélectionner un statut.

     Remarque : Configuré au niveau Entreprise dans les ensembles de champs de Gestion documentaire. AR - Archivé, CL - Fermé, DR - ébauche, IP - En cours et OP - Ouvert sont ajoutés par défaut à tous les projets, mais les administrateurs Procore peuvent les supprimer ou ajouter des paires code/valeur personnalisées.

4. Cliquez sur Créer.

Ajouter des éléments à un lot

1. Accédez à l’onglet Documents ou Chargements.
   Remarque : Les éléments ne peuvent être ajoutés aux lots qu’à partir des onglets Documents ou Chargements. Vous ne pouvez pas ajouter d’éléments directement à partir de l’onglet Lots ou dans la vue détaillée du lot.

2. Cochez les cases à côté des documents souhaités ou des espaces réservés (jusqu’à 300 éléments).

3. Dans la barre d’outils au-dessus du tableau, cliquez sur Ajouter au lot.

4. Dans la fenêtre contextuelle modale, sélectionnez le lot cible dans la liste et confirmez.

Réviser tous les documents d’un lot (révision séquentielle)

1. Accédez à l’onglet Lots et cliquez sur le nom d’un lot pour ouvrir sa vue détaillée.

2. Dans la section Éléments du lot, cliquez sur Réviser le lot.

3. La visionneuse s’ouvre sur le premier document de l’ensemble. Utilisez les flèches de navigation supérieures pour paginer séquentiellement tous les documents du lot sans revenir à la liste principale.